Ablaufplan Tag 2: (Start 8:00)

Zusätzliche Informationen Tag 2

Teambuilding Maßnahmen

Was ist Teambuilding?

Um erfolgreich zu sein, ist ein gut funktionierendes Team wichtig. Das Team sollte aus sich optimal ergänzenden Mitgliedern bestehen. Beim Teambuilding kommen Personen mit unterschiedlichen Qualifikationen zusammen, um alle Aufgaben mit dem gebündelten Wissen lösen zu können.

Warum sind Teambuilding Maßnahmen wichtig?

• Gutes Arbeitsklima fördern
• WIR-Gefühl stärken
• Produktivität und Motivation steigern
• Erfolg steigern

Im Folgenden sind einige Teambuildingspiele erklärt:

1 Wahrheit und 2 Lügen

• Dauer: kann selbst festgelegt werden
• Durchführung: Eine Person überlegt sich eine Wahrheit und zwei Lügen über sich selbst und die anderen müssen herausfinden, welches die Wahrheit ist 

Geburtstage in einer Reihe

• Dauer: 10-15 Minuten
• Durchführung: Bitten Sie das Team, sich in der Reihenfolge der Geburtstage aufzustellen, jedoch ohne dabei miteinander zu sprechen. Die Kommunikation ist nur auf jegliche Weise wie Gebärdensprache, Gesten oder Anstupsen erlaubt. Um es Schwieriger zu machen kann im Vorhinein eine Spieldauer festgelegt werden! 

Schneller Wechsel

• Dauer: 10-15 Minuten
• Durchführung: Teilen Sie das Team in zwei Gruppen auf, und bitten Sie die Teilnehmer:innen, sich einander gegenüber aufzustellen. Team A hat nun kurz Zeit Team B zu beobachten (15-30 Sekunden), in der es sich möglichst viele Details der gegenüberstehenden Personen einprägen muss. Dann dreht sich Team A um, und Team B ändert so viele Details wie möglich am eigenen Aussehen.
• Angefangen vom Ändern der Aufstellungsreihenfolge bis hin zum Tauschen der Schuhe mit einer anderen Person oder einer Abwandlung der Frisur ist so ziemlich alles erlaubt. Nach etwa 45 Sekunden dreht sich Team A wieder um und hat nun 5-10 Minuten Zeit, um herauszufinden, was alles verändert wurde. 

Schwebender Stab

• Material: Besenstiel oder anderer ähnlich langer und unbiegsamer Stab
• Dauer: 10 - 15 Minuten
• Durchführung:  Die Mitspieler:innen stellen sich in zwei Reihen gegenüber auf, mit dem Gesicht zueinander. Alle strecken einen Arm etwa in Brusthöhe vor sich und halten dabei den Zeigefinger nach vorne. Die Personenreihe soll etwa so lang sein, wie die Stange lang ist. Die Spielleitung nimmt nun die Stange auf und legt sie auf die Zeigefinger der Mitspieler:innen.
• Sobald die Stange auf den Fingern liegt, werden die Spielregeln erklärt. Es gelten folgende Bedingung: Teilnehmer:innen müssen immer mit dem Zeigefinger die Stange von unten (zumindest leicht) berühren - die Hand darf also niemals von der Stange entfernt werden. Während diese Bedingung einzuhalten ist, erhält die Gruppe insgesamt folgende Aufgabe: die Stange muss am Boden abgelegt werden. Sobald ein Finger nicht mehr an der Stange ist, muss von vorne angefangen werden. 
• Falls es zu viele Schüler:innen sind können 2/3 als Beobachter:innen aufpassen ob alle Finger an der Stange sind

Was ist ein Projekt?

Die Planung und Durchführung der hier beschriebenen Projektwoche entspricht den generellen Projektprinzipien
[Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung]

Indem sich die Schüler:innen mit jener systematischen Herangehensweise der Ausgestaltung des Themas „Projektwoche“ widmen, entsprechen sie den allgemeingültigen Kriterien von Projekten. 

Flankierend zum eigentlichen Thema im Rahmen der Projektwoche werden die Schüler:innen darauf sensibilisiert, worum es sich bei den Begriffen „Team“ und „Projekt“ im Generellen handelt und worauf im Speziellen zu achten ist. 

Zu Beginn eines Projektes steht die Ideenfindung. Dabei können Projektideen oder -initiativen von unterschiedlichen Seiten an die Schule oder eine einzelne Lehrkraft herangetragen werden. Dies eröffnet in manchen Fällen die Möglichkeit zur Diskussion von Alternativen oder gibt in anderen Fällen bereits einen abgesteckten Rahmen vor. Gleiches gilt für die Ziele: Sie können manchmal ebenfalls bereits vorgegeben sein.

Nach der Ideenfindung wird die Idee zu einer Homepage / Projekt-Website konkretisiert. Aspekte wie Zielklärung, Durchführbarkeitsprüfung (z.B. Rahmenbedingungen), Grobplanung und Projektauftrag spielen hier eine wichtige Rolle.

Folgende Eckdaten müssen hierbei grundsätzlich geklärt werden:

Sachziel: Was soll erreicht werden?

Kostenziel: Welche Ressourcen (€) stehen zur Verfügung?

Terminziel: Bis wann soll es erreicht werden?

Projektmanagement unterstützt

Mit Hilfe des Projektmanagements werden Vorhaben strukturiert angegangen und nach außen transparent gestaltet. 
Auftretende Probleme sollen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls behoben werden, so dass ein Projekt bessere Chancen auf nachhaltigen Erfolg hat.

Geht man ein Vorhaben systematisch an, nach unserem Konzept also als Projekt, dann erlebt man dies unter Umständen zunächst als zeitaufwändiger.

Fragen tauchen auf, man denkt stärker über Begründungen und Passgenauigkeit, z.B. von Zielen und Maßnahmen nach. Unklarheiten und auch Widersprüche in den Ansichten und Plänen innerhalb der Projektgruppe werden sichtbar. Ein Team, das diese verzögernden „Hindernisse“ fruchtbar nutzen kann, hat wird hiervon profitieren und im weiteren Projektverlauf besser zurechtkommen. Oft wird der Mehraufwand an Zeit und materiellen Ressourcen sogar wieder wettgemacht.

Systematisches Vorgehen erfordert einen Ablaufplan, Raum für offene Diskussionen und Entscheidungen, eine fortlaufende Dokumentation und die Durchführung von Evaluationen.

Was ist Projektmanagement?

In dieser Dokumentation erfahren Sie Folgendes:

• Definition des Begriffs „Projekt"
• Kriterien eines Projekts
• Überblick über das Projektmanagement
• Projekt: Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation
• Projektmanagement: Das Projektmanagement hilft, zu wissen, wohin es gehen soll, wie man dort hingelange und zu überprüfen, ob man noch auf dem richtigen Weg ist, um sicher ans Ziel zu gelangen.
  • die Ziele formulieren,
  • das Projekt planen,
  • das Projekt steuern,
  • das Projekt abschließen

Ein Projekt wird in der Regel in verschiedene Phasen unterteilt:

• Vorbereitungsphase
• Planungsphase
• Durchführungsphase
• Abschlussphase

Im Folgenden werden jene Projektphasen näher beschrieben:

Vorbereitungsphase

In dieser Phase sollte mit allen Beteiligten die Dauer, die Kosten und vor allem die Ziele des Projektes festlegt werden. Dies ist sehr wichtig für ein gutes Endprojekt, denn ohne Ziel ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.

Planungsphase

In dieser Phase werden die Ziele nochmals überprüft, die Aufgaben verteilt und ein Projektablaufplan geschrieben.

Die Ziele werden nochmal genauer formuliert und in übersichtliche Arbeitspakete zerlegt. Zudem definiert man wichtige Abschnitte, die auch Meilensteine genannt werden. Es wird eine genaue Planung zu den verschiedenen Faktoren Kosten, Personal und Zeit erstellt. Spätestens hier sollte die Projektleitung festgelegt werden und jedes Teammitglied erhält ein Arbeitspaket, für das es verantwortlich ist und zu erledigen hat.  

In der Planungsphase wird der Grundstein für eine erfolgreiche Durchführung des Projektes gelegt. Alle wichtigen Aspekte hierzu werden zunächst in einem Pflichtenheft festgehalten. Während der Projektplanung wird das gesamte Projekt zunächst in seine einzelnen Bestandteile zerlegt, um es danach bspw. in einem Projektstrukturplan („Was ist zu tun?“) wieder zusammenzusetzen. 
Der Projektablaufplan ist ein wichtiges Werkzeug, das zeigt, was wann zu tun ist, es wird also die Zeitkomponente mit hinzugenommen. Als weitere Planungshilfe für die zusätzliche Verteilung der Verantwortung bietet sich ein Maßnahmenplan an.

• Zeitplanung: Es empfiehlt sich, „von hinten“ anzufangen, d.h. vom Abgabetermin her die einzelnen Teilaufgaben rückwärts zu planen. Hilfreich ist auch die Definition sog. „Meilensteine“, d. h. konkreter Termine, zu denen bestimmte Teilaufgaben erledigt sein müssen. 
• Kritischer Pfad: Es muss berücksichtigt werden, ob sich einzelne Arbeitspakete bedingen
• Informationsmanagement: Hier wird geregelt, wann welche Personen mit welchen Informationen versorgt werden müssen.
• Kostenplanung: Die Kostenplanung umfasst die Kalkulation tatsächlich anfallender finanzieller Aufwendungen für jede Teilaufgabe. Das Gesamtbudget wird bereits bei der Projektdefinition festgelegt.
• Verteilung von Verantwortung: Es wird festgelegt, wer für welche Teilaufgabenzuständig ist. Bei mehreren Projektbeteiligten bietet es sich an, eine/n Projektleiter:in zu benennen.
• Qualitätsplanung: Hier geht es darum, für jede Teilaufgabe Merkmale in Form von Indikatoren zu bestimmen, die die Qualität der jeweiligen Teilaufgabe messbar machen, z. B. Schulnoten, Erfolgsquoten, Nutzungsdaten etc.
  

Durchführungsphase 

In dieser Phase wird das Projekt nach Plan umgesetzt. 

Es kommt in dieser Phase häufig zu Problemen, da nicht immer alles planmäßig verläuft. 

Während der Projektdurchführung müssen der geplante und der aktuelle Projektablauf sowie mögliche antizipierte Risiken immer wieder abgeglichen werden. Alle Teilaufgaben des Projektes werden in ihrer Gliederung koordiniert, kontrolliert und 
gesteuert. Geht der Prozessablauf in die falsche Richtung, muss korrigierend eingegriffen

und diese Änderungen müssen auch erfasst werden (Anhang im Pflichtenheft). Hierzu werden in regelmäßigen Abständen Teamsitzungen abgehalten. Wichtig bei den regelmäßigen Treffen ist, dass diese vorbereitet und moderiert werden und dass eine 
Tagesordnung vorliegt. In einem Ergebnisprotokoll werden alle wichtigen Schritte dokumentiert. Auch wenn bei einem Projekt kein größeres Team vorhanden ist, so ist es dennoch wichtig, strukturiert über den Stand des Projektes zu reflektieren und Fortschritte zu dokumentieren.

Für den Steuerungsprozess sind folgende Fragen handlungsleitend:

• Wird der Zeitplan bzw. der kritische Pfad eingehalten? Werden die gesetzten Meilensteine erreicht?
• Reichen die geplanten finanziellen Mittel aus? Sind die für Teilaufgaben verantwortlichen Personen immer noch vorhanden und motiviert?
• Ist die Qualität gewährleistet? Gelingt die Messung der Arbeitsergebnisse bzw. der erreichten Teilziele mit Hilfe der festgelegten Indikatoren?

Abschlussphase

In der letzten Phase wird überprüft, ob das gesetzte Ziel erreicht wurde. Nun wird das Projekt abgeschlossen und dokumentiert. In dieser Dokumentation wird erläutert, wie das Projekt zustande gekommen ist, ob es eventuelle Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Projektes gab und das Endresultat wird dokumentiert. 

Jedes Projekt ist zeitlich begrenzt und hat ein klar definiertes Ende. Mit Projektabschluss ist damit auch meist die Abgabe eines fertigen Produktes verbunden. Je nach Projektcharakter bietet es sich an, die Übergabe des Projektergebnisses in einem feierlichen Rahmen zu gestalten, was zudem für die Beteiligten ein Ausdruck von Wertschätzung darstellt.

In der Regel findet eine End- bzw. Ergebnisevaluation statt, d.h. es wird – wie schon während der Projektdurchführung immer wieder geschehen – mit Hilfe der Indikatoren evaluiert, ob das zuvor festgelegte Projektziel erreicht wurde bzw. das entstandene Produkt hinreichend ist.

Weiter noch ist neben der alleinigen Abgabe des Produkts meist ein Projektabschlussbericht fällig und/oder eine Präsentation der Projektergebnisse. Hierzu lassen sich oft die begleitenden Dokumentationen aus den Phasen der Projektplanung und -durchführung (Pflichtenheft, Sitzungsprotokolle etc.) gut nutzen.

Als Letztes sollte neben der Ergebnisevaluation rückblickend auch der Ablauf des Projektes evaluiert werden, um für zukünftige Projekte dazu zu lernen (lessons learned). 

Leitfragen dafür könnten beispielsweise sein:

• Was hat gut funktioniert? 
• Wo gab es Schwierigkeiten? 
• Wie gut waren z. B. die Kommunikationswege oder die Arbeit im Team?
  

Nicht-Ziele 

Nicht-Ziele werden festgelegt, um ein Projekt einzugrenzen. Diese Nicht-Ziele drücken aus, auf welche Aspekte verzichtet werden. 

Ohne Formulierung von Nicht-Zielen kann es passieren, dass während der Projektumsetzung plötzlich zusätzliche potenzielle Schwerpunkte attraktiv werden und das Projekt ausufert.

Eine wichtige Rolle spielt hier die Projektleitung. Die Projektleitung ist im Projekt Ansprechpartner:in und die Vertrauensperson für alle Gruppenmitglieder. Die Projektleitung muss während dem gesamten Projekt immer den Überblick haben. 

Sie ist auch zuständig, damit die Kommunikation im Projektteam funktioniert und die Dokumentation des Gesamtprojektes ständig weitergeführt wird. Wichtig ist aber, dass die Rolle der Projektleitung nicht bedeutet, jede Aufgabe selbst zu erledigen. Es bedeutet alle Teammitglieder mit Arbeitspaketen zu beauftragen, die deren Fähigkeiten entsprechen. Die Teammitglieder gehören zum Projektteam. Das Projektteam übernimmt die einzelnen Arbeiten im Projekt. Die Teammitglieder müssen dabei für ihre übernommenen und akzeptierten Arbeitspakete die Verantwortung übernehmen, damit das Vorhaben/Projekt auch sicher gelingen kann.

Projektplanung Arbeitspakete 

Um das Projekt einfacher zu erstellen, werden die verschiedenen Aufgaben in überschaubare Arbeitspakete gegliedert. 

Strukturplan:  Die Arbeitspakete mitsamt ihren Verantwortlichen werden nun in den Projektstrukturplan eingefügt.

Der Begriff „Projekt“

Der Begriff „Projekt“ taucht sowohl im Schulalltag als auch im Privaten und damit gänzlich im Leben der Schüler:innen regelmäßig auf. Sei es, dass eine Stufenfeier geplant werden muss, eine Sportveranstaltung wie z.B. ein Spendenlauf, ein Projekt gegen Diskriminierung oder für Klimaschutz, was genau macht nun ein Projektvorhaben zum Projekt?

SMART - Ziele vorstellen und berücksichtigen lassen

S (pezifisch) - Ist das Ziel konkret, klar, präzise und eindeutig formuliert? 

M (essbar) - Sind Kriterien enthalten, die eindeutig überprüfbar sind? 

A (ttraktiv) - Ist der Nutzen erkennbar?

R (ealistisch) - Ist das Ziel zeitlich und ressourcenmäßig erreichbar? 

T (erminbezogen) - Hat das Ziel einen eindeutigen Endpunkt?

Projekte werden also von vielen verschiedenen Kriterien bestimmt. In der Regel werden Sie nicht alleinig von einer Person, sondern von Gruppen, dem sogenannten Projektteam umgesetzt. 

Was ist ein Team? Was macht ein Projektteam aus?

Am Anfang steht eine Gruppe von Personen, die eine gemeinsame Idee entwerfen. Diese kann in einer neuen Maßnahme bestehen, z. B. einer Veranstaltung zu Gesundheitsfragen. Die Idee kann auch von einem gemeinsam empfundenen Problem ausgehen, z. B. zunehmenden Fällen von Gewalt an der Schule. Diesen Impulsen können ähnliche Veränderungsmaßnahmen folgen, zunächst führen sie aber Personen zusammen. 

Schon in der Anfangsphase kann man neben den inhaltlichen Fragen auch folgende organisatorische Fragen diskutieren:

• Wer will mitarbeiten?
• Können wir uns über das vorläufig beschriebene Thema einigen?
• Welche formale Verbindlichkeit wollen wir?
• Ist die Gruppe überschaubar (z. B. 3 - 10 Personen)?

Wenn diese Fragen verbindlich geklärt sind, wird aus der Personengruppe ein Projektteam. Die Zusammensetzung des Projektteams und das Klima in der Gruppe sowie in deren Umfeld sind für den Erfolg entscheidend. 

Allerdings läuft die Arbeit in Projektteams nicht immer reibungslos. Grundkenntnisse, beispielsweise in den Bereichen Konfliktmanagement oder Moderation, sind hierbei sehr nützlich. Arbeitsteilung, Rollenverteilung und interne Regeln machen die Zusammenarbeit effektiver. Dazu gehört auch der Blick auf das „Wir-Gefühl“, die emotionale Stimmung und den Zusammenhalt im Team. Die Teammitglieder sollten die Aufgaben nach ihren persönlichen Begabungen verteilen, wichtige Rollen und Regelungen sollten benannt und im Einvernehmen festgelegt werden:

• Teamleiter:innen sollten Interesse an der Aufgabe und grundsätzliches Organisationstalent mitbringen.
• In größeren Teams kann es sinnvoll sein, Leitungsaufgaben auf mehrere Personen zu verteilen (z. B. Kommunikation nach außen, Kooperation mit
• Partnern).
• Termine und Aufgabenverteilung werden verbindlich festgehalten.
• Teammitglieder werden entsprechend ihrer Ressourcen (z. B. Zeit, Neigung, Fähigkeit) eingesetzt.
• Vereinbarungen wie man im Team miteinander umgeht, sind geklärt.